Wirtualny sekretariat – sprawne zarządzanie dokumentami

Stracony czas i nerwy przez szukanie niezbędnego dokumentu firmowego czy faktury? A co z umowami, które dotarły do odbiorcy po terminie? Nawet w przypadku małych firm takie opóźnienia mają wpływ na jej wyniki finansowe. Ilość kopiowanych i drukowanych dokumentów to duża strata czasu i pieniędzy. Jakie jest więc rozwiązanie tych biznesowych bolączek…? Odpowiedzią jest wprowadzenie do codziennego życia firmy wirtualnego sekretariatu.

Obsługa wszystkich dokumentów firmowych może zostać łatwo i szybko przeniesiona w wymiar elektroniczny. Co to oznacza? Umowy, faktury (kosztowe, przychodowe, korygujące), zamówienia, oferty, oświadczenia, protokoły, wnioski zmieniają swoją postać z formy papierowej na pełnoprawną formę elektroniczną, akceptowalną przez wszystkie polskie urzędy. Aplikacja porządkuje zarządzanie dokumentami, usprawnia procesy związane z ich użytkowaniem.  Są one obsługiwane w wygodny i w pełni zautomatyzowany sposób z każdego miejsca, z dowolnego urządzenia – na komputerze lub urządzeniach mobilnych i co też jest ważne – w dowolnym czasie.

Dla małych i dużych

Na wirtualnym sekretariacie skorzystają zarówno prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jak i zarządzający małymi/średnimi firmami. System, opracowany przez polską firmę EBI 24, daje też możliwości dużym korporacjom – przydatną funkcją może tu być np. masowa wysyłka e-faktur (także korygujących) do klientów czy rozsyłanie do pracowników pasków z pensjami. 

Wirtualny sekretariat to przede wszystkim intuicyjny i łatwy w użyciu system do przechowywania i zarządzania dokumentami firmowymi. Tym co wyróżnia aplikację od zwykłego e-maila to archiwizacja i bezpośrednie katalogowanie dokumentów umożliwiające dostęp wielu użytkownikom, o każdej porze i z każdego miejsca, gdzie jest dostępny Internet.

Korzyści z wirtualnego sekretariatu:

• dostęp online 24/7 – to jest zdecydowanie jedna z ważniejszych zalet, dokumenty są w zasięgu ręki, niezależnie od pory dnia i lokalizacji, wystarczy laptop, smartfon lub tablet z dostępem do sieci;
• czas – szybkie i elastyczne mechanizmy wyszukiwania pozwalają zyskać tak cenne minuty, można też znacznie przyśpieszyć wiele procesów wewnątrz firmowych;
• porządek – dokumenty są przejrzyście usystematyzowane, zgodnie z wewnętrznymi potrzebami firmy za pomocą systemu katalogów, etykiet, załączników.

Podstawowy pakiet, który w zupełności wystarcza dla małej firmy, kosztuje 35 zł/miesiąc.