Jak komunikować się droga e-mailową? Jak pisać e-maile do przełożonych, współpracowników?

Obecnie wszyscy korzystają z poczty mailowej w codziennej komunikacji nie tylko prywatnej, ale i tej służbowej. To najpopularniejsza forma kontaktu, bez której trudno sobie wyobrazić życie w ogóle. W przypadku komunikowania się z klientami, pracodawcami, współpracownikami, czy urzędami konieczna jest odpowiednia etykieta, aby korespondencja przebiegała poprawnie. To bardzo istotne. Dlaczego? Wyjaśniamy to w poniższym artykule.

Jak powinny wyglądać maile służbowe?

Z pewnością każdy z was przeżywał irytację przez nieodpowiednio sformułowanego maila, z którego treści nic nie wynikało. Dlatego tak ważny jest właściwy sposób przekazywania informacji służbowych. Najważniejsze zasady pisania maili służbowych opisuje także www.mangopress.pl, dzięki którym tego typu wiadomości będą wyglądały profesjonalnie. Pierwszym ważnym czynnikiem jest odpowiedni adres mailowy. Jeśli na co dzień posługujemy się mailami typu „marunia91” lub „tituśbajduś24” to koniecznie trzeba założyć sobie nowy adres, gdyż takie brzmią niepoważnie i bardzo nieprofesjonalnie. Gdy przykładowo rekruterzy szukający pracownika do swojego zespołu otrzymują CV z takiego maila, to nawet nie zadają sobie trudu, żeby zobaczyć, co w tym CV jest, gdyż ta z pozoru niewinna kwestia dyskwalifikuje kandydata na starcie. Fachowy adres mailowy powinien składać się z imienia, nazwiska lub różnych kombinacji.

Jak formułować maile służbowe?

Najwięcej trudności w tym wypadku stanowi już samo rozpoczęcie wiadomości. Najbezpieczniejszym zwrotem jest „Szanowny Panie/Pani/ Państwo”. Jeśli dystans między nadawcą a odbiorcą wiadomości jest mniejszy, wówczas można zastosować mniej formalny zwrot jak „Szanowny Panie Tomaszu” lub „Pani Doroto” itp. Jeśli ze swoimi współpracownikami przeszliśmy na ty, to bez problemu można zwrócić się do nich per „Marku, Aniu, Tomku”. Po takim zwrocie stawiamy przecinek, a postępujący po nim akapit rozpoczynamy małą literą. Na zakończenie wiadomości najstosowniejszym zwrotem jest „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem” a w przypadku wysyłania maila do bliskich współpracowników można zakończyć je zwykłym „Pozdrawiam”.

Kolejną ważną kwestią jest odpowiednie sformułowanie tematu wiadomości. Służy to poprawnej komunikacji, gdyż odbiorca wtedy wie od razu, czego dotyczy mail i czy jest pilna. Dlatego warto stawiać w temacie równoważniki, zwięzłe i zrozumiałe np. „Czy możesz przejrzeć załączone materiały?”, „Ważna sprawa – odpisz szybko!”. Pisząc do klienta czy przełożonego lepiej unikać stosowania emotikonów, zwłaszcza jeśli pozostajemy z nimi na stopie „Pan/Pani”. Może to zostać odebrane jako próba spoufalania się, a nie jako otwartość na drugiego człowieka i chęć pokazania, że jest się miłą osobą. Można je stosować, jeśli ze swoimi przełożonymi utrzymujemy koleżeńskie, luźne relacje, w innych wypadkach lepiej nie.

W mailach służbowych staramy się za bardzo nie rozpisywać. W tym wypadku liczą się konkrety więc lepiej postawić na krótszy tekst, ale zawierający wszystkie najważniejsze informacje. Przed jej wysłaniem należy dokładnie sprawdzić treść, by wyłapać i poprawić ewentualne literówki, wstawić przecinek we właściwe miejsce, aby nie narazić się na śmieszność. Poza tym pokażemy, że jesteśmy profesjonalistami pod każdym względem i ważna jest dla nas poprawność w kontaktach biznesowych. Na maila służbowego powinno się odpowiadać jak najszybciej, gdyż pokazuje się w ten sposób swój szacunek zarówno do odbiorcy, jak i sprawy, której dotyczy mail.