Zarządzanie nieruchomościami – jak robić to efektywnie?

O przemyślane zarządzanie trzeba dbać w każdej firmie. W przeciwnym razie szybko wkradnie się chaos i błędy, a to naraża organizację na liczne konsekwencje. Jest to też bardzo ważne, kiedy przedsiębiorstwo specjalizuje się w wynajmie i zarządzaniu nieruchomościami.

Dla niektórych firm wyzwaniem może być już samo znalezienie nieruchomości inwestycyjnej, która będzie w dogodnej lokalizacji przyciągającej wynajmujących. Kiedy już firma będzie mieć idealny biurowiec lub budynek mieszkalny, pojawiają się kolejne wyzwania, a wśród nich te związane z zarządzaniem.

Jakie obowiązki spoczywają na zarządcy nieruchomości?

Firma jest zobligowana do prowadzenia dokumentacji budynku, a więc ma mieć książkę obiektu budowlanego, całą dokumentację techniczną, faktury itd. Musi również dbać o bezpieczeństwo wynajmujących i użytkowników. To z kolei oznacza, że odpowiada za przeglądy, stan techniczny, utrzymanie czystości, a na tym nie koniec.

Jeżeli do tego przedsiębiorstwo posiada kilka nieruchomości, formalności i procesów, nad którymi trzeba panować, jest znacznie więcej. Oznacza to, że  skuteczne zarządzanie jest tym bardziej ważne. Co może w tym pomóc?

Kluczem dobre oprogramowanie do zarządzania

Podstawą będzie doskonale dopracowany program do zarządzania nieruchomościami. Czasy, kiedy dokumentację prowadzono w wersji papierowej, odchodzą do historii. Są rozwiązania informatyczne, dzięki którym można usprawnić wiele czynności i uporządkować całą dokumentację.

Przeglądając programy do zarządzania, musimy skupiać się na takich, które pozwolą jak najwięcej czynności zautomatyzować. Przykładem jest ewidencja środków trwałych albo fakturowanie. Ważne, by wszystkie dokumenty, a także terminy kolejnych przeglądów, czy napraw były w jednym miejscu. Ciekawą opcją jest pulpit kontrahenta, dzięki któremu wymiana informacji z wynajmującymi będzie sprawniejsza. To i znacznie więcej może zagwarantować enova365. Jest to dopracowany pod każdym względem system ERP, który wspierać będzie wszystkie obszary działalności firmy. Mało tego, w przyszłości można go rozbudować o nowe funkcjonalności.

Jakie korzyści wiążą się z oprogramowaniem do zarządzania?

Decydując się na specjalistyczne rozwiązanie informatyczne, będziemy czerpać wiele profitów. Przede wszystkim zadbamy o porządek w dokumentacji, a tym samym zawsze wszystko będzie pod ręką. Ponieważ w programie są wpisywane wszystkie terminy obowiązkowych badań technicznych i ubezpieczeń, my nie musimy o tym pamiętać, bo program zrobi to za nas. Jednocześnie mamy pewność, że dopełniamy wszelkich formalności i działamy zgodnie z prawem.

Ponieważ wiele prac jest zautomatyzowanych, oszczędzamy mnóstwo czasu, który możemy poświęcić na coś innego. Do tego eliminujemy ryzyko błędów ludzkich, a tym samym redukujemy koszty. Najlepiej od razu postawić na program umożliwiający pracę zdalną. Dzięki temu mamy dostęp do wszystkich danych i dokumentów z każdego miejsca. Możemy więc zarządzać poszczególnymi produktami także spoza siedziby firmy.