Jak współpracować z biurem księgowym?

Biuro księgowe, czy też biuro rachunkowe to firma, która w znacznym stopniu ułatwia prowadzenie księgowości niezależnie od tego, czy ma się do czynienia z osobą fizyczną, czy przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą. Takie wsparcie niesie wiele korzyści, ale żeby było skuteczne, musi przebiegać w sposób prawidłowy. Jak powinna się układać współpraca z biurem księgowym? Jak się do tego przygotować?

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Zanim rozpocznie się współpracę z biurem księgowym, najlepiej będzie wcześniej rozeznać się wśród firm, oferujących ten typ działalności. Na rynku jest ich wiele i praktycznie w każdej miejscowości, większej czy mniejszej, można je znaleźć. Warto też zastanowić się nad tym, co będzie korzystniejsze – zatrudnienie własnej księgowej na etacie czy jednak współpraca z zewnętrzną firmą zatrudniającą specjalistów od księgowości. Jeżeli ta druga opcja przeważy, pojawi się kolejne pytanie – jak w takim razie wybrać dobre biuro rachunkowe?

Z pewnością pomóc może w tym określenie, jaka forma wsparcia będzie nam potrzebna, a także zweryfikowanie danej firmy i pracowników pod względem posiadanych kompetencji. Cechy dobrej księgowej wymienia artykuł na Noy.pl, dobrze więc wiedzieć, na co zwracać uwagę, gdy szuka się osoby mającej zajmować się sprawami finansowymi naszej firmy. Zdecydowanie musi być to osoba godna zaufania, posiadająca niezbędne kwalifikacje.

Jaki zakres współpracy z biurem księgowym?

Wybierając biuro rachunkowe, należy w pierwszej kolejności określić zakres współpracy, to znaczy czym konkretnie ma się zająć ta firma. Chodzi o prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenia kadr i płac, a może jeszcze szersza działalność, w rodzaju doradztwa biznesowego i prawnego? Już na wstępnie konieczne będzie ustalenie rodzaju współpracy, ponieważ od tego będzie zależały między innymi koszty, jakie się za to poniesie. Oferty biur księgowych są zazwyczaj dosyć szerokie, mogą mieć też jednak swoje specjalizacje – na przykład współpracować tylko z dużymi firmami, albo takimi z konkretnych branż. Zakres ich działalności także może być inny. Podpisując umowe, muszą zostać w niej zawierte wszystkie szczegóły istotne dla obu stron.

Jak wyglądają zasady współpracy z biurem księgowym?

Współpraca to umowa pomiędzy dwoma podmiotami, a co za tym idzie, zarówno jedna, jak i druga strona musi się postarać, by sprostać pewnym wymaganiom. Ze strony księgowego będzie to sumienność, terminowość i uczciwość, ale i klient korzystający z tych usług musi wywiązać się ze swoich obowiązków.

Przede wszystkim należy natychmiastowo kontaktować się z biurem, gdy pojawiają się wątpliwości natury prawnej i podatkowej. Istotne jest także dostarczanie wszystkich niezbędnych dokumentów i dotyczy to zarówno faktur, jak i wszystkich innych dokumentów powiązanych z działaniem firmy. Co więcej, należy trzymać się określonych terminów – wysyłanie papierów na ostatni moment czy po czasie jest niedopuszczalne, ponieważ będzie generować opóźnienia w regulacji zobowiązań oraz błędy wynikające z pośpiechu. Co ważne, warto zwrócić uwagę także na posiadane przez biuro ubezpieczenie OC, dzięki czemu uniknie się problemów, gdy dojdzie do jakichś nieprawidłowości.